Dans un contexte où les entreprises remettent profondément en question leurs pratiques de recrutement afin de mieux attirer, détecter, développer et fidéliser leurs talents, la question de « l’intégration » ou « onboarding » – phase décisive de transition d’une personne dans un nouveau poste ou dans une nouvelle équipe – revêt aujourd’hui une importance croissante. A noter que si le sujet concerne en premier lieu les nouveaux embauchés dans une entreprise, il peut être tout aussi critique pour des salariés en mobilité interne, particulièrement dans de grands groupes, pour des situations de « retour » dans l’entreprise après une absence prolongée (maladie, congé maternité, congé sabbatique…), voire pour des ressources non-salariées (prestataires, intérimaires…).
Négliger la phase d’intégration aura non seulement des effets négatifs sur la prise en main du poste par le nouveau salarié, mais augmentera très significativement le risque de son départ dès les première semaines, particulièrement chez les jeunes diplômés. Une intégration manquée peut alors anéantir tous les efforts de recrutement engagés par l’entreprise. Inversement, une intégration réussie facilitera et accélérera la prise de poste et l’engagement du salarié.
Si ce constat sur l’importance de l’intégration fait aujourd’hui consensus dans les directions Ressources Humaines, sa mise en œuvre semble encore loin d’être une réalité. Une étude réalisée fin 2017 avec les startups Jam et Dialoog (*) auprès de 1500 jeunes confirme cette situation, montrant par ailleurs, que lorsqu’elles existent, les pratiques d’accompagnement de l’intégration sont souvent inégalement réparties, se focalisant par exemple sur les jeunes les plus diplômés au détriment des autres populations. De même, en symétrie de l’onboarding, les entreprises trouveront également intérêt à accompagner l’« offboarding » lors du départ d’un collaborateur autant d’un point de vue opérationnel (transfert de connaissances, continuité de l’activité..) qu’afin de clore proprement une collaboration, par respect pour la personne et dans l’intérêt de l’image et de l‘attractivité de l’entreprise.
Comment optimiser la phase d’intégration ?
Partant du principe de bon sens, que sur ce sujet, « il n’y a pas de raison pour que les choses se passent toujours naturellement bien », une préparation et un accompagnement systématiques se révèleront particulièrement efficaces, en veillant particulièrement aux principes suivants :
- Impliquer dans la préparation et/ou la mise en œuvre tous les acteurs concernés : Ressources Humaines, Management, mentors éventuels… et autres personnes avec qui la nouvelle recrue sera appelée à travailler,
- Adapter l’accompagnement à chaque personne, à son métier et à son contexte,
- Cadencer les étapes et inscrire l’accompagnement de l’intégration dans la durée :
- « Pré intégration » après la signature du contrat, avant la prise de fonction : fourniture d’informations nécessaires à la compréhension de l’entreprise, co-écriture de l’annonce interne, préparation de la planification de rendez-vous, rencontre éventuelle avec l’équipe ou participation à un évènement si opportunité…
- Dès la première journée : moment-clé lors duquel seront effectués la fourniture du matériel, mais encore et surtout la présentation aux équipes, les premiers rendez-vous… en s’assurant de la disponibilité du management et des autres personnes impliquées,
- Pendant les semaines et mois suivants, par un suivi régulier : des points périodiques veilleront à la bonne mise en œuvre du plan d’intégration, à son adaptation si nécessaire, au recueil du feedback et du « rapport d’étonnement »…
Si la conception et la mise en œuvre de cet accompagnement semblent a priori relever du bon sens, leur systématisation et passage à l’échelle peuvent être considérablement facilités par l’utilisation d’outils et solutions aujourd’hui disponibles sur le marché (**). Ces plateformes permettent notamment de construire et déployer des parcours personnalisés, partagés entre le collaborateur concerné et les autres parties prenantes (dont RH & management), activables dès la signature du contrat avant même la prise de fonction du collaborateur, et optimisant la mise en œuvre des diverse composantes du plan d’intégration :
- Documents et tâches administratives
- Kit de bienvenue
- Documents à lire
- Planification des rv et réunions
- Interactions entre les parties prenantes
- … le tout complété et enrichi de l’usage croissant de l’analyse des données
L’amélioration de l’intégration des salariés ne pourra néanmoins pas être résolue par la simple mise en œuvre d’outils providentiels. Sa réussite reposera sur la capacité de l’entreprise à considérer l’accompagnement de l’intégration comme un sujet à part entière, à l’accompagner en tant que projet afin de l’implanter durablement dans ses pratiques et dans sa culture.
Yves Grandmontagne
(**) Notamment Helloteam, Workelo, Teelt, startups adhérentes du Lab RH.
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