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mardi 9 août 2022

La Digital Workplace : l’aboutissement ultime de l’environnement de travail numérique

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Les nouveaux environnements de travail deviennent de plus en plus distants et même éclatés sur plusieurs ‘territoires’ pour de nombreuses entreprises. Selon le rapport 2018 du Ministère de la cohésion des territoires, on ne compte pas moins de 1 800 tiers lieux en France. Ce phénomène récent est dû en grande partie aux évolutions technologiques et à une meilleure accessibilité des outils de travail en ligne, mais également à une appétence des individus pour mieux concilier leur vie privée et leur vie professionnelle. Les RH sont par conséquent aujourd’hui contraints de fournir de nouveaux efforts pour engager et fédérer des équipes dispersées géographiquement sur un projet d’entreprise commun.

Souvent perçu comme une source de déshumanisation des rapports humains, le digital peut, au contraire, devenir une réelle opportunité pour renforcer le sentiment d’appartenance, la culture de l’entreprise et permettre la cohésion des collaborateurs, répartis sur plusieurs lieux de travail tels que les espaces de coworking, les tiers-lieux, les Fab labs ou encore les domiciles des collaborateurs.

Par ailleurs, on constate que les équipes RH doivent de plus composer avec toute une génération de job zappeurs, de slasheurs, qui n’hésitent pas à quitter leur employeur, si d’autres entreprises leur proposent de meilleures opportunités de carrière, ou des conditions et challenges mieux en adéquation avec leurs aspirations profondes, empreintes souvent de plus d’autonomie et de liberté.

Des défis majeurs

Cet éclatement géographique associé à une plus forte volonté d’indépendance, d’autonomie et de responsabilisation des nouvelles générations a de multiples conséquences sur le management, la productivité ou encore la culture de l’entreprise.

Le premier défi à relever va être pour les managers, qui doivent redoubler d’efforts pour animer un collectif éclaté, composé de personnes physiquement distantes à qui on demande de travailler de plus en plus en mode projet. Ils ont aujourd’hui de nombreux outils collaboratifs à leur disposition, de Microsoft, Salesforce ou Slack, qui peuvent leur servir à maintenir la productivité des équipes, voire la renforcer. Un défi culturel s’impose également aux managers : comment renforcer l’engagement et l’adhésion des équipes qui ne sont plus dans un même environnement de travail. Comment maintenir une proximité avec les équipes, malgré la distance géographique va devenir un vrai sujet.

Une RH désormais obligée de développer des services de proximité

Dans un monde digitalisé avec des environnements de travail éclatés, il revient à la DRH de créer du lien en renforçant les services de proximité. Nous assistons à un véritable changement de paradigme qui implique évidemment de repenser les interactions humaines et les modèles de management. L’éloignement géographique ne doit pas porter préjudice à leur rentabilité et disponibilité.

Aujourd’hui les équipes RH réfléchissent au meilleur usage de la technologie pour suppléer au manque de liens et de proximité. Quels services RH peuvent-elles digitaliser ? Comment récréer du lien ?

La fracture numérique n’existe presque plus. Toutes les populations et tous les secteurs d’activité vivent une maturité digitale. La plupart des collaborateurs sont très demandeurs de nouveaux services RH via leur ordinateurs ou leur smartphone; ils peuvent par exemple demander à être alertés par SMS du versement de la paie. Ils sont enclins aujourd’hui à laisser leur numéro de portable personnel à leur employeur pour accéder à de nouveaux services RH innovants. Les applications deviennent de plus en plus accessibles à distance et engendrent de réelles opportunités pour créer des services de proximité. Mais attention à l’abondance d’informations et d’applications nouvelles, qui pourrait nuire à la productivité. Le défi des prochaines années sera d’inventer une expérience collaborateur, la plus simple possible, adaptée à chaque utilisateur. Bien entendu, tout ceci en respectant le règlement général sur la protection des données (RGPD).

Une approche sphérique

Aujourd’hui le collaborateur devient de plus en plus le centre d’intérêt de la RH, le point focal, vers lequel toutes les actions de la RH se concentrent. L’entreprise raisonne et agit ainsi en partant des besoins des collaborateurs, comme s’ils devenaient des clients, mais internes. On parle d’ailleurs de la symétrie des attentions, pour souligner ce nouveau rapport entre l’entreprise et les collaborateurs. Les services RH doivent maintenant intégrer la notion de qualité de service rendue auprès des ‘clients internes’. Ce n’est plus au collaborateur de faire l’effort d’aller chercher une procédure, un service dans une kyrielle d’applications RH, mais aux algorithmes de pousser l’une information ciblée au collaborateur. Ainsi ces nouveaux e-services RH sont de plus en plus individualisés et contextualisés.

Une ‘Digital Workplace’ pour renforcer l’expérience collaborateur

Ce changement d’approche du collaborateur a induit l’émergence de plateformes de travail et d’informations appelées les ‘Digital Workplaces’. Environnement numérique de travail ultime, la Digital Workplace répond aujourd’hui aux impératifs de proximité et de productivité. Elle s’adresse à tous les collaborateurs et permet à chacun d’organiser son travail et ses échanges d’informations. Elle permet de donner un accès rapide à toutes sortes d’applications en fonction des préférences et des besoins. La Digital Workplace devient ainsi l’outil du quotidien du collaborateur, son bureau de travail numérique et virtuel, dont il ne peut plus se passer ! Elle facilite également le travail en équipe avec des personnes en mobilité ou à distance. Elle doit aussi incarner l’appartenance à l’entreprise, ses valeurs et sa vie au quotidien. Selon une enquête que nous avons réalisée avec l’Usine Digitale début 2019, pour 47% des entreprises des Digital Workplaces sont en déploiement ou en réflexion à court terme.

La RH a un rôle crucial à jouer aujourd’hui en termes de communication et de présence pour bien informer et rester à l’écoute des nouveaux besoins des collaborateurs. De son action va dépendre le sentiment d’appartenance et la cohésion de l’ensemble de l’organisation. L’articulation entre la Digital Wokplace et les services RH va être un élément clé pour répondre aux nouvelles attentes et nouveaux usages des collaborateurs.

 

Véronique Montamat

 

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